E-facturatie verplicht: is jouw MKB-bedrijf klaar voor Peppol?

Vanaf 2027 moeten Nederlandse bedrijven met een omzet boven de 800.000 euro elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen; vanaf 2028 geldt die verplichting voor alle bedrijven. Toch blijkt uit recent onderzoek van fintechbedrijf Billogram dat slechts 10% van de MKB-bedrijven hier daadwerkelijk klaar voor is — bijna de helft van de ondernemers verstuurt facturen nog altijd als pdf per e-mail. De overstap naar e-facturatie via het Peppol-netwerk is dus geen verre toekomstmuziek meer, maar een concrete deadline die dichterbij komt dan veel ondernemers beseffen.

Wat verandert er precies?

E-facturatie betekent dat facturen niet langer als pdf-bijlage worden verstuurd, maar als gestructureerd, machineleesbaar bestand volgens de UBL-standaard (Universal Business Language). Deze bestanden worden uitgewisseld via Peppol, een internationaal netwerk dat wordt gebruikt om zakelijke documenten veilig en betrouwbaar tussen bedrijven te laten stromen. Het grote voordeel: een e-factuur via Peppol geldt in feite als aangetekende post — je weet zeker dat de factuur is aangekomen, en de gegevens hoeven aan de ontvangende kant niet meer handmatig te worden overgetypt. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.

Waarom nu al beginnen?

Hoewel de harde verplichting voor de meeste MKB-bedrijven pas in 2027 of 2028 ingaat, werken steeds meer grotere opdrachtgevers en overheidsinstanties nu al uitsluitend met e-facturen. Wie als leverancier niet mee kan, loopt het risico opdrachten mis te lopen of vertraging op te lopen in het betalingsproces. Daarnaast is de overstap geen kwestie van een schakelaar omzetten: facturatiesoftware moet worden gekoppeld aan een Peppol-toegangspunt, administratieve processen moeten worden aangepast en medewerkers moeten wennen aan een nieuwe manier van werken. Vroeg beginnen betekent dat de overgang geleidelijk kan verlopen, in plaats van onder tijdsdruk vlak voor de deadline.

Hoe Odoo dit voor je regelt

Voor gebruikers van Odoo is er goed nieuws: sinds Odoo 19 is Peppol-ondersteuning standaard ingebouwd, zonder dat daarvoor een aparte app of extra abonnement nodig is. Odoo ondersteunt de uitwisseling van gestructureerde e-facturen volgens de UBL-standaard en de Peppol-richtlijnen rechtstreeks vanuit de boekhoudmodule. Facturen die je normaal als pdf zou versturen, gaan nu automatisch en in het juiste formaat via een gecertificeerd netwerk naar je klant of leverancier.

Voor een MKB-bedrijf betekent dit concreet dat je niet zelf hoeft te investeren in een aparte Peppol-koppeling of technische kennis in huis hoeft te halen: de functionaliteit zit al in de software die je vermoedelijk al gebruikt voor je facturatie en boekhouding. Wel is het verstandig om je toegangspunt en bedrijfsgegevens tijdig te registreren, zodat je op tijd klaar bent wanneer klanten of opdrachtgevers overstappen.

Praktische stappen om nu al te zetten

Begin met het inventariseren van je huidige facturatieproces: hoeveel facturen verstuur en ontvang je, en hoeveel daarvan gaan naar bedrijven die al met e-facturatie werken? Controleer vervolgens of je Odoo-omgeving up-to-date is en of de Peppol-instellingen correct zijn geconfigureerd. Betrek ook je boekhouder of accountant bij deze overstap, want zij zien vaak als eerste welke klanten en leveranciers al overgaan op e-facturatie. Tot slot: neem de tijd om medewerkers die facturen verwerken te laten wennen aan het nieuwe proces, zodat er geen ruis ontstaat op het moment dat de verplichting daadwerkelijk ingaat.

Tot slot

E-facturatie via Peppol is niet zomaar een compliance-verplichting die je kunt uitstellen tot het laatste moment — het is een kans om je facturatieproces te moderniseren, fouten te verminderen en sneller betaald te krijgen. Bedrijven die nu al de stap zetten, staan er straks niet alleen wettelijk goed voor, maar hebben ook een efficiënter proces dan concurrenten die pas onder tijdsdruk beginnen. Odoo-gebruikers hebben daarbij een streepje voor: de belangrijkste technische basis is al aanwezig.