Een kassasysteem voor je café, restaurant of lunchroom lijkt simpel te vergelijken: je kijkt naar de prijs per maand en kiest de goedkoopste. Maar die maandprijs is niet altijd wat je uiteindelijk betaalt. In dit artikel zet ik op een rij welke kosten er meestal bijkomen, en hoe je zelf uitrekent wat je kassa je over drie jaar kost.
De maandprijs is het begin, niet het eind
Volgens een prijsvergelijking van Horecatweepuntnul, die zelf aangeeft op eigen onderzoek te steunen, betalen de meeste horecaondernemers in 2026 tussen de 40 en 180 euro per maand voor hun kassasysteem. Dat is een flinke bandbreedte. Een andere vergelijking, van Bedrijfssoftwaregids, laat zien dat bij sommige aanbieders de betaalkosten los van het abonnement worden vermeld, en dat sommige tarieven alleen op offerte beschikbaar zijn. Wie alleen naar het abonnement kijkt, vergelijkt dus niet altijd gelijke aanbiedingen.
Zeven kostenposten die je vaak vergeet
- Hardware. Koop je kassa, printer en pinautomaat, of lease je ze? Bij lease betaal je elke maand, ook als de apparatuur lang is afgeschreven.
- Betaalkosten. Een percentage of vast bedrag per pinbetaling. Bij veel transacties kan dat flink oplopen, dus reken het voor je eigen zaak na.
- Koppeling met je boekhouding. Soms een apart abonnement, of handwerk aan het einde van de dag.
- Losse modules. Voorraad, uren, reserveringen en online bestellen kunnen bij sommige systemen een aparte rekening zijn.
- Extra gebruikers en kassa's. Bij seizoenspieken of een tweede locatie kan dit flink oplopen.
- Inrichting en training. Eenmalig, maar vergeet het niet mee te tellen.
- Contractduur en opzegtermijn. Zit je drie jaar vast, dan is een afwijkend tarief na jaar één extra pijnlijk.
Een rekenvoorbeeld ter illustratie
Een voorbeeld ter illustratie: een verzonnen café met de eigenaar en zes medewerkers. Ze werken met losse systemen. Alle bedragen hieronder zijn aannames (exclusief btw), bedoeld om de rekenwijze te laten zien, en geen bestaande klant of onderzoek.
- Kassa-abonnement: 89 euro per maand
- Koppeling met de boekhouding: 25 euro per maand
- Losse urenregistratie: 20 euro per maand
- Reserveringen: 30 euro per maand
- Lease van kassa en printer: 55 euro per maand
Samen is dat 219 euro per maand, en over drie jaar 7.884 euro. Dat voelt nooit als bijna 8.000 euro, want elk abonnement afzonderlijk lijkt klein.
Dezelfde zaak in Odoo 20 betaalt in het eerste jaar 35,90 euro voor de eigenaar als volledige gebruiker en 7,90 euro per medewerker die alleen de kassa bedient of in- en uitklokt (alles exclusief btw). Dat is 83,30 euro per maand. Vanaf het tweede jaar is de volledige gebruiker 44,90 euro, samen 92,30 euro per maand. Over drie jaar is dat 3.214,80 euro aan licenties. Reken daar eigen hardware bij, in dit voorbeeld aangenomen op 1.500 euro, en je komt op 4.714,80 euro. Het verschil met de losse systemen is dan ongeveer 3.170 euro. De inrichting en training komen er nog bij. Die bedragen noem ik hier niet, want dat hangt van je zaak af en bespreek ik liever in een gesprek. Ook moet per zaak blijken of Odoo 20 alle losse onderdelen vervangt, zoals de reserveringen. Alleen als de extra kosten lager zijn dan het verschil, houd je per saldo geld over.
Wat ik zie bij horecaondernemers
Ik kom regelmatig bij eigenaren die precies weten wat hun kassa per maand kost, maar niet wat alle losse onderdelen samen kosten. Pas als we de abonnementen, de lease en de uren van de boekhouder bij elkaar optellen, ontstaat het echte beeld. En dat is niet altijd een reden om over te stappen. Soms blijkt dat het systeem prima past en alleen één onderdeel te duur is.
Waarom dit nu speelt
KHN meldde in de cijfers over het tweede kwartaal van 2026 dat het aantal bonnen met 3% daalde en dat in de peiling KHN Kompas 63% van de ondernemers aangaf winst te draaien, tegenover 84% in het eerste kwartaal. Ook signaleert KHN dat hoge personeels- en inkoopkosten de winstgevendheid onder druk zetten. Als je omzet niet meegroeit, kan het schrappen van een vaste kostenpost relatief veel opleveren. Hoe je marge via kassa en voorraad bewaakt, lees je ook in onze blog over foodcost beheersen.
Wanneer is dit niet de juiste keuze?
Heb je één simpele kassa, geen voorraadbeheer en een boekhouder die de dagomzet toch netjes verwerkt, dan is een eenvoudig kassasysteem met een lage maandprijs vaak lichter en goedkoper. Odoo 20 is vooral interessant als je kassa, voorraad, uren en boekhouding echt wilt koppelen. Overstappen kost bovendien tijd: je gerechten, prijzen en medewerkers moeten ingericht en getraind worden, en je team heeft een periode van gewenning nodig. Dat moet je niet midden in het hoogseizoen doen.
Zo reken je het zelf uit
- Zet alle abonnementen die met je kassa samenhangen onder elkaar: kassa, boekhoudkoppeling, uren, reserveringen, online bestellen.
- Voeg lease of afschrijving van hardware toe.
- Tel de betaalkosten van de afgelopen drie maanden op en deel door drie.
- Controleer de contractduur en de opzegtermijn.
- Vermenigvuldig de maandsom met 36. Dat is je werkelijke driejaarsprijs.
Een rekentool met de actuele prijzen vind je op onze kostenpagina. Meer over wat een Odoo-kassa kan, lees je bij kassasysteem voor de horeca.
Benieuwd wat jouw kassa je echt kost? Ik kom 30 minuten bij je langs, kijk naar je kassa, contract en kosten, en geef eerlijk advies. Ook als overstappen niet loont. Vrijblijvend.